Điều kiện và đối tượng xin visa công tác Nhật Bản (Business Visa)
Visa công tác Nhật Bản cấp cho người nước ngoài nhập cảnh với mục đích thương mại, đàm phán hợp đồng, hậu mãi, hoặc tham dự hội nghị mà không phát sinh thù lao. Đối tượng xin visa cần chứng minh được mối quan hệ hợp tác rõ ràng, có căn cứ pháp lý với doanh nghiệp tại Nhật.
So với diện du lịch tự túc có thể nộp xin visa nhật e-visa, hiện tại diện visa nhật bản ngắn hạn công tác (thương mại) vẫn yêu cầu nộp hồ sơ giấy truyền thống qua trung tâm tiếp nhận ủy thác. Dựa vào tính chất công việc và lịch sử đi lại, bạn có thể xin visa đi nhật diện nhập cảnh một lần (Single Entry - lưu trú tối đa 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày) hoặc xin visa thương mại nhật bản multiple (chuyến đi nhiều lần, thời hạn từ 1 đến 5 năm, mỗi lần lưu trú tối đa 90 ngày).
Trọn bộ hồ sơ visa thương mại Nhật Bản chuẩn Đại sứ quán
Hồ sơ xin visa công tác đòi hỏi sự chuẩn bị song song từ cả phía người xin visa tại Việt Nam và công ty đối tác bảo lãnh tại Nhật Bản. Tính logic và khớp nối thông tin giữa hai bên trong các biểu mẫu là yếu tố quyết định trực tiếp đến tỷ lệ xét duyệt.
1. Phía công ty và người xin visa tại Việt Nam chuẩn bị
Để làm visa nhật bản diện thương mại, đương đơn cần chứng minh rõ ràng nhân thân và công việc hiện tại. Khác với diện du lịch đôi khi bạn thắc mắc không có sổ tiết kiệm xin visa nhật được không, diện công tác quan trọng nhất là năng lực của công ty cử đi. Cụ thể:
- Hộ chiếu gốc còn hạn ít nhất 6 tháng và có chữ ký; các hộ chiếu cũ (nếu có).
- Tờ khai xin visa nhật (form quy định của Đại sứ quán) dán ảnh 4.5 x 4.5 cm nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất. Ở bước hướng dẫn khai form visa nhật bản, cần đảm bảo thông tin khớp hoàn toàn với thư mời.
- Bản sao công chứng CCCD, Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu hoặc CT07.
- Hồ sơ công việc: Hợp đồng lao động, Quyết định cử đi công tác bản gốc (ghi rõ chi phí do bên nào chi trả). Đối với chủ doanh nghiệp, cần có Giấy phép ĐKKD và Biên lai nộp thuế 3 tháng gần nhất.
- Chứng minh tài chính (nếu phía Việt Nam chi trả): Giấy xác nhận số dư tài khoản công ty, sao kê tài khoản công ty 3 tháng gần nhất.
2. Phía đối tác tại Nhật Bản chuẩn bị
Phần thủ tục thư mời công tác nhật và giấy bảo lãnh công tác nhật bản là xương sống của toàn bộ hồ sơ. Đối tác tại Nhật Bản cần cung cấp bản gốc hoặc bản scan chất lượng cao (tùy thời điểm quy định của Đại sứ quán Nhật Bản) các giấy tờ sau:
- Giấy lý do mời (Invitation Letter): Đóng dấu công ty, ký tên người đại diện. Trình bày rõ ràng mục đích, thời gian và mối quan hệ thương mại.
- Giấy bảo lãnh (Letter of Guarantee): Bắt buộc nếu đối tác Nhật Bản chi trả một phần hoặc toàn bộ chi phí chuyến đi.
- Lịch trình công tác (Itinerary): Liệt kê chi tiết ngày giờ, địa điểm làm việc, người liên hệ tại Nhật.
- Hồ sơ pháp lý của công ty Nhật Bản: Bản sao Giấy đăng ký pháp nhân (Tokibo) cấp trong vòng 3 tháng, hoặc Sách báo cáo công ty (Kaisha Shikiho) bản mới nhất, hoặc tài liệu giới thiệu công ty.
- Tài liệu chứng minh quan hệ thương mại: Hợp đồng mua bán, tờ khai hải quan, email trao đổi công việc, hình ảnh hợp tác trước đó.
Quy trình nộp hồ sơ, lệ phí và thời gian xét duyệt
Hiện nay, hầu hết hồ sơ xin thị thực Nhật Bản không nộp trực tiếp tại cơ quan lãnh sự mà thông qua Trung tâm tiếp nhận thị thực ủy thác. Quy trình này giúp giảm tải cho cơ quan ngoại giao và mang lại dịch vụ chuyên nghiệp hơn cho đương đơn.
1. Nộp visa Nhật ở đâu?
Nhiều khách hàng thắc mắc nộp visa nhật ở đâu. Từ năm 2020, Đại sứ quán Nhật Bản tiếp nhận visa chủ yếu thông qua VFS Global hoặc các đại lý du lịch được ủy thác. Bạn cần tạo tài khoản và đặt lịch hẹn vfs nhật bản trực tuyến trước khi mang hồ sơ đến trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa nhật bản vfs tại Hà Nội hoặc TP.HCM. Việc xin visa nhật tại vfs global giúp bạn có không gian chờ đợi thoải mái, hỗ trợ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi chuyển lên Lãnh sự.
2. Lệ phí xin visa Nhật Bản và thời gian chờ
Lệ phí xin visa nhật bản diện nhập cảnh một lần (Single) là 530.000 VNĐ, nhập cảnh nhiều lần (Multiple) là 1.050.000 VNĐ. Số tiền này chỉ thu khi bạn được cấp visa. Tuy nhiên, khi nộp tại VFS, bạn sẽ phải đóng thêm lệ phí vfs nhật bản (phí dịch vụ tiếp nhận) khoảng gần 300.000 VNĐ/hồ sơ (đóng ngay lúc nộp, không hoàn lại).
Về câu hỏi làm visa nhật mất bao lâu, thời gian xét duyệt tiêu chuẩn của cơ quan lãnh sự thường là 8 - 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ VFS. Thời gian này có thể kéo dài hơn nếu Lãnh sự quán yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn qua điện thoại.
Giải pháp xử lý hồ sơ công tác khó cùng chuyên gia
Quá trình xét duyệt visa thương mại đòi hỏi sự chuẩn xác tuyệt đối về tính logic pháp lý. Nếu từng trượt visa du lịch nhật bản hoặc bị từ chối visa công tác do chuẩn bị hồ sơ sai lệch, bạn sẽ phải đối mặt với bài toán giải trình trượt visa nhật đầy phức tạp cho lần nộp tiếp theo.
Được vận hành bởi SP Travel (Công ty CP Du lịch Nam Thái Bình Dương) - đơn vị hoạt động từ năm 2002, đạt Top 10 Nhãn hiệu nổi tiếng của Viện Sở Hữu Trí Tuệ và là đối tác ủy quyền của ĐSQ Pháp tại Việt Nam, thương hiệu "Giải Pháp Visa" tự hào mang đến quy trình thẩm định hồ sơ khắt khe và minh bạch nhất. Chúng tôi thấu hiểu việc xin visa nhật hồ sơ yếu hoặc xin visa nhật khi làm tự do (freelancer) mà không có hợp đồng lao động cố định là những rào cản lớn. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi không cam kết các gói dịch vụ xin visa nhật bao đậu (vì quyết định cuối cùng thuộc về Lãnh sự), nhưng chúng tôi cam kết định hướng pháp lý chuẩn xác nhất, giúp doanh nghiệp hoàn thiện dịch vụ làm visa nhật nhanh chóng, tối ưu hóa tỷ lệ thành công lên mức cao nhất, đảm bảo lịch trình thương thảo quốc tế không bị gián đoạn.
